Veelzijdig familiebedrijf zet in op papierloos werken

Ruim twaalf jaar geleden al zette Reko Raalte de eerste stappen om met behulp van software van VanMeijel interne processen verder te stroomlijnen. Het veelzijdige familiebedrijf maakt nu met diezelfde ICT-partner een verdere digitaliseringsslag en kan op bijna alle afdelingen volledig papierloos werken.

Reko Raalte is in 1969 opgericht en bestaat uit een aantal afdelingen die onderling sterk met elkaar verbonden zijn. “We zijn actief in het grondverzet, grondsanering, transport, afvalcontainers, sloopwerken en asbestsanering, hebben een eigen zandwinning waar we fracties zeven, wassen en scheiden, en kunnen op ons terrein mobiel zeven en puin breken”, vertelt Lourens Riemens, controller bij Reko Raalte, enthousiast. “Daarnaast beschikken we over een afvalbrengstation voor onder andere puin, bouw- en sloopafval, bedrijfsafval, asbest, huishoudelijk afval en groenafval.” 

Het familiebedrijf wordt geleid door de tweede generatie, maar de derde generatie is ook al werkzaam binnen het bedrijf. “Kenmerkend voor ons bedrijf is niet alleen de platte structuur, maar ook de aandacht voor digitalisering”, zegt Riemens. “Het wordt gedragen door de hele organisatie. Al vele jaren overigens. Twaalf jaar geleden werden de eerste stappen al gezet om de interne processen te stroomlijnen. Op dat moment werkte de wegenbouwafdeling al met de calculatiesoftware van VanMeijel, maar de financiële administratie werd in een ander pakket geregeld en ook de weegbrug, containeradministratie en planning stond in verbinding met weer een andere appli­catie. Oftewel: drie verschillende systemen die niet met elkaar communiceerden. Dat kon efficiënter, wist VanMeijel. In Metacom, het ERP-systeem, kan namelijk ook de planning en financiële administratie worden geregeld. Dit maakte dat VanMeijel ons een compleet systeem kon aanbieden met alle ‘ingrediënten’ die wij nodig hadden. We zijn destijds als eerste bedrijf live gegaan met het ­systeem dat we nog steeds naar volle tevredenheid inzetten.”

De laatste jaren begon het weer te kriebelen bij Reko Raalte. “Je hoort in de markt veel ‘geluiden’ over papierloos werken en dat leek ons ook wel wat”, zegt Riemens. “Gezien de vele af­delingen met veel overlap is dit geen gemakkelijke opdracht. Omdat het gras altijd groener lijkt bij een ander, hebben we behalve met VanMeijel ook gesprekken gevoerd met een andere partij. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie dat onze ‘huisautomatiseerder’ nog steeds de beste keuze is.” In het afgelopen anderhalf jaar heeft Reko Raalte behoorlijke stappen gezet in de digitalisering van processen. “We hebben het wel in verschillende fasen opgeknipt. Zo zijn we begonnen met het digitaliseren van de urenregistratie en interne processen van ons personeel, met uitzondering van de chauffeurs. Daarbij is samen met VanMeijel en een kleine groep medewerkers een testfase doorlopen om de pijnpunten bloot te leggen. Die zijn opgelost om vervolgens stapsgewijs het aantal gebruikers op te voeren. Begin 2021 was iedereen live en konden we binnen een paar weken het papierwerk afschalen.”

De eerste kennismaking met het digitaliseren van processen is volgens Riemens redelijk vlot ver­lopen. “De volgende stap was om de chauffeurs papierloos te laten werken. Voorheen kreeg een chauffeur een stapel papier mee, onderweg en bij de weegbrug werd er nog veel meer papier overhandigd en vervolgens diende de chauffeur ook zijn uren nog te registreren. We hebben ervoor gekozen om die stappen digitaal uit elkaar te trekken: een app voor de urenverantwoording, de werk­opdrachten en automatisch wegen op onze locatie in Raalte. De chauffeur hoeft zijn vrachtwagen dus niet meer uit. Sterker nog, de weeggegevens zijn direct zichtbaar online en komt na accordering direct in de administratie terecht. En chauffeurs en klanten die afval komen storten, hebben voortaan met één druk op de knop de weegbon in de mail. In het begin was men nogal sceptisch, maar het is gebleken dat men het veel prettiger vindt op deze manier. De planning, werkopdrachten, urenregistratie,… alles verloopt digitaal en zit direct in de administratie. Werken met papier is echt achterhaald”, lacht Riemens.

Het digitaliseren van de afvalcontainers bracht wat meer uitdagingen met zich mee, weet ­Riemens. Reko Raalte wil namelijk weten waar de ruim 500 containers zich bevinden. “In het verleden gebeurde dat op papier en werd de locatie handmatig overgenomen met kans op fouten. Dat is nu verleden tijd. Het systeem is zelfs zo geperfectioneerd dat wanneer een chauffeur het containernummer invoert en de container niet staat waar deze hoort te staan, dat er automatisch een melding wordt gegenereerd. Daarmee vindt veel eerder in het proces al een controle plaats, kunnen eventuele fouten eerder worden gecorrigeerd en kan de factuur sneller de deur uit.” En zo digitaliseert Reko Raalte nog vrolijk door. “De volgende stap is het digitaliseren van de inkoop- en verkoopfacturen. Door dergelijke digitaliseringstrajecten stap voor stap aan te vliegen is het veel beter beheersbaar. Het is bovendien belangrijk om zelf de regie te houden, nieuwe applicaties uit te testen met een kleine groep en vervolgens anderen hierin mee te nemen. Dat is absoluut noodzakelijk voor een goede acceptatie bij gebruikers.”